Mails übersichtlich und verständlich formatieren, kodieren und zitieren
Aktuell habe ich mal wieder den Eindruck, dass nicht oft genug über das Format, die Kodierung und das Zitieren von Emails gesprochen werden kann.
Das Problem
Wir kennen es vermutlich alle: Emails sehen im Laufe der Kommunikation irgendwann dermaßen wirr aus, dass man nicht mehr erkennen kann, wer wann was geschrieben hat.
Dies liegt am Umgang mit dem Layoutformat der Email, der Art, wie die Betreffzeile genutzt und wie zitiert wird. Wobei die eigentliche Ursache ist, dass bestimmte Softwareentwickler Features entwickelt haben, die bei entsprechender Kombination schlicht Chaos verursachen.
Die Kommunikationsbasis: Format und Kodierung
Emails kann man im HTML-, Rich-Text- und reinem Text-Format erstellen.
In HTML-Mails kann man Bilder einbinden und die Schrift in Neonfarben darstellen; und auch in Rich-Text kann man die Schrift ändern. Das Problem dabei ist aber, dass dabei primär der persönliche Geschmack im Vordergrund steht, wie eine Mail "schön" aussehen könnte - aber nicht mehr gewährleistet ist, dass der Empfänger die Mail überhaupt korrekt lesen kann.
Reiner Text kann von allen gelesen werden. Es ist dabei völlig egal, wer welches Emailprogramm nutzt, da man es seinen eigenen Bedürfnissen nach auswählen und anpassen kann. Für eine erfolgreiche Kommunikation ist es dann egal, ob sich unter den Kommunizierenden u.U. jemand befindet, der gesundheitliche Probleme mit seinen Augen hat, oder gar blind ist - denn sein Emailprogramm kann ihm die Mail so präsentieren, dass er sie auch "lesen" kann.
Es kann durchaus passieren, das die Umlaute oder andere Sonderzeichen bei der Kommunikation z.B. unter Apple- und Windows-Benutzern nicht richtig dargestellt werden. Die Lösung hierbei ist, das Mailprogramm so einzustellen, dass es als Kodierung UTF-8 verwendet.
Die Betreffzeile: Wir wollen doch wissen, worum es geht
Worum es in einer Mail geht, soll die Betreffzeile erkennbar machen. Sie dient dazu, dass der Empfänger schon vor dem öffnen der Mail erkennen kann, worum es eigentlich geht. So kann er besser erkennen, welche der Mails in seinem Postfach wichtig sind, und sie in der entsprechenden Reihenfolge lesen. Das schlimmste, was man also im Falle des Betreffs machen kann, ist ihn leer zu lassen. Denn es ist nicht sicher, wie der Empfänger mit solchen Mails umgeht.
Bei einer Antwort auf eine Mail, wird dem Betreff ein Präfix hinzugefügt. Der Standard ist dabei "re:". Wer Mailprogramme nutzt, die dort etwas anderes hinzufügen, muss sich nicht wundern, wenn der Überblick im Postfach schwindet. Denn so entstehen Betreffzeilen wie "re:AW:re:re:AW:AW: Kekse kaufen?". Die eigentliche Betreffzeile rückt so immer weiter ins Abseits, und es wird u.U. unmöglich, den Posteingang nach der Betreffzeile zu sortieren.
Der Mailinhalt: Längere Gespräche durch übersichtliches Zitieren
Kommen wir zum wichtigsten: Den Mailinhalt. Manche Mailprogramme setzen bei einer Antwort die komplette Ursprungsmail als Zitat an das Ende der Antwort-Mail. Die eigentliche Antwort wird dabei über der zitierten Mail plaziert.
Antwortet der Absender der Ursprungsmail wieder, steht sein Text ebenfalls über dem kompletten Text der aller bisher zitierten Mails. Man spielt im Grunde PingPong. Eine Unterhaltung auf diese Weise über mehrere Mails hinweg am Leben zu halten, erscheint mir schwierig. Möchte man die Mail nämlich erst zu einem späteren Zeitpunkt lesen, muss man nicht selten wieder alle zitierten Mails ebenfalls komplett lesen, um wieder in Erfahrung zu bringen, worum es zuvor ging.
Die Lösung ist so zu zitieren, wie es seit Jahren im Usenet üblich ist. Dabei wird vor dem absenden zuerst die komplette Ursprungsmail übernommen. Damit man dies erkennt, werden alle Zeilen durch ein > Zeichen hervorgehoben. Möchte man zu einem Textabschnitt etwas antworten, wird darunter eine Leerzeile eingefügt, unter der die eigene Antwort und anschließend noch eine Leerzeile folgen. Uninteressantes oder unwichtiges wird aus der Ursprungsmail entfernt. So beschränkt man sich auf das Wesentliche.
An dieser Stelle empfehle ich den Artikel "Wie zitiere ich im Usenet? - Zitieren und antworten". Dort wird noch einmal genauer auf dem Umgang mit zitierten Mails eingegangen.
Schlussbemerkung
Mein Mailprogramm Claws Mail, das sicher nicht jedermanns Sache ist, wandelt eingehende Mails automatisch in reinen Text um. HTML-Mails werden daher nicht als solche dargestellt und deren Bilder ausgeblendet. Da ist es amüsant, wenn ich nach Monate andauernder Kommunikation eher durch Zufall bemerke, dass manche Absender Hintergrundbilder verwenden, die ich noch nie gesehen habe.
Meine Einstellung im Programm sind Absicht. Und aus eben dieser versende ich auch nur Mails mit reinem Text und zitiere die Ursprungsmails wie im Usenet. Ich will den Text lesen, keine Bilder angucken, und bin es gewohnt mehrere Mails andauernde lange Gespräche zu führen. Ein anderer Umgang mit Mails würde mir eine verständliche und übersichtliche Kommunikation unmöglich machen.
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